6 lépés a hatékony tervezéshez

Hosszú távú célokhoz többéves tervre van szükség, rövid távú célokra - negyedéves tervre, az aktuális célokra pedig havonta, hetente, naponta. Mi igazán fontos a tervezés során? Itt van a sikeres tervezés 6 legfontosabb lépése.

Az időgazdálkodás szakemberei azt tanácsolják, hogy az aktuális ügyek tervezésénél egy hét távlatában tegye meg, mert a hét tágabb kontextust ad tevékenységeinknek. És mit kell figyelembe venni a feladatok megszervezésekor?

Az idõtábla segítségével rájössz, hogy nem kell mindent megtenned! Akkor megismerheti a szabadidejének örömét. Személyes és szakmai sikerünk nagyban függ attól, hogyan szervezzük az időnket. Mi magunk választjuk meg a költés módját, és viseljük e döntések következményeit is. Ahhoz, hogy idővel jól kezeljük magunkat, kövessük Stephen R. Covey maximáját: "Ahelyett, hogy a helyes cselekedetekre összpontosítanánk, figyelmünket a helyes cselekedetekre kell összpontosítanunk." Az idő felhasználásával kapcsolatos döntéseinket két kritérium befolyásolja - sürgősség és fontosság. Gyakran túl sok feladatnak tulajdonítunk jelentőséget. A megfelelő rangsorolás azonban nem csupán a sürgős kérdésekre való reagálás, hanem az értékhierarchiánk legfelsőbb szintjének felismerése. Hogyan lehet megkülönböztetni őket egymástól? A sürgősség az időhöz, a céljaink fontosságához kapcsolódó kritérium. Az idõtábla egy gyakorlati eszköz, amely megmutatja a tevékenységek körét és segít azonosítani a valóban fontosakat. A hatékony fellépés és tervezés legfontosabb feltétele az, hogy a II. Kvadránsra összpontosítson, egyidejűleg megszüntesse az I. és a III. Sok tevékenységét, és figyelmen kívül hagyja a IV.

Fontos

Menetrend: I. negyed

Fontos és sürgős ügyekre egyaránt kiterjed. Ez a "válságkezelés" - stratégiai jelentőségű tevékenységek és sürgős ügyek. Ebben a negyedévben azon dolgozunk és felhasználjuk tudásunkat, hogy számos helyzetre válaszoljunk és kihívásokat vállaljunk. Nem hanyagolhatjuk el ezeket az ügyeket.

Menetrend: II. Negyed

Fontos, de nem sürgős kérdésekre terjed ki. Ez egy "kiváló minőségű" negyedév, amelyben magunkat irányítjuk: hosszú távú terveket készítünk, előre jelezzük a problémákat és megelőzzük őket, fejlesztjük képességeinket, regenerálódunk, időt töltünk szeretteinkkel. Minél több időt töltünk ebben a negyedévben, annál inkább nő a cselekvőképességünk. A benne szereplő tevékenységek elhanyagolása kiszélesíti az I. negyedet, amely végül elfogyaszt minket, stresszt és kiégést okoz.

Menetrend: III. Negyed

Sürgős ügyek vannak benne, de nem fontosak. Ez a téveszmék egynegyede, mert a sürgősség körüli felhang a fontosság illúzióját keltheti. Ebben a negyedben aktuális, de más számára fontos cselekedeteket hajtunk végre, mások elvárásait teljesítjük, azt gondolva, hogy az I. negyedben vagyunk.

Menetrend: IV. Negyed

Ezek nem sürgős és nem fontos kérdések. Az ebben a negyedévben eltöltött idő minimalizálásával időt nyerünk igazán fontos dolgokra.

1. Hatékony tervezés: gondoljon át jövőképére és küldetésére

Amikor elkezdi tervezni tevékenységét, gondoljon arra, hogy mi a legfontosabb az életében. Gondold át a látásodat, mit szeretnél csinálni, a szabályokat, amelyeket betartasz (iránytű!). Bármilyen távolinak is tűnik, rendkívül fontos, mert meggyőződése befolyásolja a saját maga számára kitűzött célokat, a meghozott döntéseket és az időt.

A saját küldetésének elmélkedése elengedhetetlen feltétele annak, hogy a fontos szerint cselekedjünk, mert erősen befolyásolja a II. Negyedévhez rendelt többi tevékenység végrehajtását. Ha az élet hitvallása személyes fejlődés, a családdal való együttlét, az élet vagy a társadalmi tevékenység értékeinek felfedezése, akkor időről időre visszatérve a legfontosabb dolgokat az emlékezetébe rögzíti. A küldetés keretet hoz létre, amelyen belül döntéseket hozhat a tervezés következő szakaszaiban.

2. Hatékony tervezés: határozza meg szerepeit

A szerepek a kötelességek, az emberekkel való kapcsolatok, a társadalom javát szolgáló tevékenységek szimbólumai. Világos meghatározásuk természetes struktúrát hoz létre, amely lehetővé teszi számunkra az egyensúly fenntartását. A betöltött szerepek a küldetésén alapulnak. Sorolja fel szerepeit egy papíron (pl. Feleség, anya, diák, menedzser, igazgató, sportklub tagja). A kutatások azt mutatják, hogy a hétnél több megjelenése hatástalan, ezért próbáljon meg például egyes funkciókat kombinálni.Az életbeli szerepek meghatározása segít az élet egészének meglátásában - láthatja, hogy nem csak a munka vagy a család, hanem mindegyik együtt van. A szerepek leírása során észre fog venni „fontos, de nem sürgős” ügyeket (II. Negyed), amelyeket általában figyelmen kívül hagynak. A szerepek mellett adjon hozzá "fűrészélesítést" a heti menetrendhez. Ezt az energiát kell fordítanunk képességeink tökéletesítésére az élet négy alapvető dimenziójában - fizikai, társadalmi, intellektuális és spirituális. A "fűrészelés" (eredmények megszerzése) által elnyelve elfelejtjük a "fűrész élesítését" (fenntartani vagy fejleszteni az eredmények elérésének képességét a jövőben). Ha például nem sportolunk (fizikai szféra), nem fejlesztjük az ismereteket (társadalmi szféra), nem követjük az iparunk legújabb fejleményeit (intellektuális szféra) vagy nem tudjuk, mi fontos számunkra az életben (spirituális szféra), akkor "tompává válhatunk" ”Az egyensúlyhiány által.

3. Hatékony tervezés: Válasszon célokat minden szerephez

Gondolja át, mi a legfontosabb, amit a héten az egyes szerepekben megtehet a pozitív eredmények elérése érdekében. Mi elengedhetetlen, például feleségként, férjként, szülőként, alkalmazottként? Tevékenységek keresésekor használjon iránytűt, ne órát, és koncentráljon arra, ami fontos, és nem sürgős. Ez lehet például randevú férjjel, több idő a gyermek számára, információk gyűjtése egy gyorsolvasási tanfolyamon, meditáció. Tűzz ki magadnak egy-két célt minden szerephez.

4. Hatékony tervezés: megtanul döntéseket hozni

Annak érdekében, hogy a II. Negyedév céljait cselekvési tervvé alakítsa, meg kell tanulnia a héten a helyes döntéseket hozni. Gyakran próbálunk időt találni a "fontos" tevékenységekre az I. és III. Negyedben, amelyek már tele vannak tevékenységekkel. Egyik esetről a másikra vetjük magunkat, másra bízzuk, elhalasztjuk, remélve, hogy időt találunk a legfontosabb dolgokra. De - ahogy Stephen R. Covey írja - " nem a tervek, hanem a prioritások megtervezése a lényeg." Képzeljen el egy széles korsót, amelybe nagy köveket tesz. Bár az üveget kövekkel töltik meg, nem tele, a résekbe kavicsot szórhat. De az az igazság, hogy az edény még mindig nincs tele - adhat hozzá homokot és végül vizet. A II. Negyedévben a célkitűzéseink a "nagy kövek". Ha először más kérdésekkel - vízzel, homokkal és kavicsokkal - foglalkozunk, majd nagy köveket akarunk beleilleszteni a tervbe, akkor próbálkozásaink hiábavalók lesznek. De ha tudjuk, hogy melyek a nagy kövek, és elrendezzük őket mindenki előtt, meglátjuk, mennyit tudunk teljesíteni, és mennyi víz, homok és kavics van az üres helyeken. El fogjuk érni azt, amit fontosnak tartunk, ugyanakkor más tevékenységeket is ennek megfelelően „igazítunk”.

5. Hatékony tervezés: szervezzen minden napot

Mindennapi feladata az, hogy először a legfontosabb dolgokat hajtsa végre a váratlan körülmények és kihívások ellenére. Néha sikerül megvalósítania egy tervet, máskor meg kell változtatnia, de a döntések meghozatalakor támaszkodjon a belső iránytű jelzéseire. Reggel a legfontosabb dolgokat helyezzük előtérbe:

Képzelje el a nap menetét - tekintse át a heti menetrendet, keresse meg pozícióját, tekintse meg ezt a napot a 7 nap összefüggésében. Ez segít megfelelően reagálni a váratlan helyzetekre.

PRIORITÁSOK BEÁLLÍTÁSA - jelölje meg tevékenységeit az I. és II. Negyed szimbólumaival - ennek köszönhetően biztos lesz abban, hogy a III. Negyed ügyei nem illenek be az Ön menetrendjébe. Ha további prioritásokra van szükség, jelölje meg részletesebben az I. és II. Negyed tevékenységét (pl. Körrel).

DEFINÁLJA A FELADAT IDŐT ÉS IDŐT - válassza el a szigorúan időzítetteket azoktól, amelyek a nap bármely szakában elvégezhetők. Írja le az egyes tevékenységekre vonatkozó időkorlátokat is.

6. Hatékony tervezés: értékelje hatékonyságát

A hét végén gondolkodjon el azon, hogy milyen célokat ért el, milyen kihívásokkal kellett szembenéznie, milyen döntéseket kellett meghoznia, és hogy a legfontosabb dolgok kerültek-e előtérbe a választás során. A heti összefoglaló segít elkerülni ugyanazok a hibák ismétlését, lehetővé teszi, hogy hatékonyabbá váljon a következő hetekben.